Muchas veces en nuestras empresas necesitamos que todo nuestro personal cuente con una firma de correo y que se vea uniforme con todas las demás. Sabemos que podemos ponerla en el Outlook pero esto muchas veces ocasiona que el usuario la modifique o que sea un problema hacer una cambio masivo. Existen herramientas especializadas para la administración de firmas pero implica pagar y administrar un software adicional.
En esta entrada te vamos a enseñar cómo puedes poner una firma con el servicio de correo que ya tienes en Office 365. ¡OJO! que también tiene ciertas limitantes que debes conocer.
Para empezar debes dirigirte a la consola de Exchange y entrar como administrador. Puedes hacerlo directamente a través de la liga https://outlook.office.com/ecp
En el menú izquierdo ve a flujo de correo y en el menú superior a reglas. Luego da clic en el botón de nuevo y seleccionamos “Aplicar declinación de responsabilidades”.
En la ventana emergente le damos un nombre a nuestra regla por ejemplo “Firma” y en la siguiente opción de “Aplicar esta regla si…” vamos a seleccionar a quiénes queremos que se les aplique la firma. Por ejemplo si el remitente es cierta persona, pertenece a cierto grupo o su dirección es de cierto dominio. Podemos dar clic en Más opciones para ver todas las posibilidades.
En la sección de “Hacer lo siguiente…” ya tendremos seleccionada la opción de Anexar un aviso de exención de responsabilidad y no nos quedará más que crear nuestra firma para agregarla en el cuadro de Escribir texto…
Aquí te presentamos algunas sugerencias para crear tu firma:
- Crea tu firma en html para darle forma y estilo de preferencia en otro editor de texto para que sólo la copies y pegues. Todo el código deberá estar contenido en un sólo texto.
- Si necesitas agregar imágenes alójalas en algún servidor con acceso público como el de tu página de internet y referéncialas en tu código html. De preferencia que ya estén del tamaño que necesitas que se muestre para no Por ejemplo: <img src=”http://www.compuevolucion.com/images/logoNuevo280x60.jpg” >
- Para rellenar automáticamente datos como el nombre, el puesto, el teléfono, etc. puedes referenciar atributos del directorio de Office 365 con el nombre del atributo entre signos de porcentaje: %%DisplayName%%, %%Title%%, %%MobilePhone%%, %%PhoneNumber%%, %%Email%%. Será indispensable tener estos atributos bien llenados en tu directorio. Puedes ver la lista completa de atributos en la siguiente liga: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/policy-and-compliance/mail-flow-rules/conditions-and-exceptions?view=exchserver-2019#property-types
Un ejemplo sencillo de firma:
En la acción de reserva seleccionamos Encapsular.
Nota: Este tipo de regla en realidad está pensada, como lo dice el nombre, para agregar un “disclaimer” o aviso de exención de responsabilidad, por lo que siempre va a agregar lo que hayamos puesto en el texto hasta abajo de toda la cadena de correos. Es por eso que recomendamos únicamente poner la firma en correos nuevos y NO en respuestas o reenvíos, pues en esos casos nuestra firma no aparecería inmediatamente después de nuestro texto si no hasta el final de todos los mensajes.
Para aplicar esta excepción damos clic en agregar excepción, seleccionamos “el asunto incluye…” y agregamos estas palabras que son las que se usan si usamos el Outlook en inglés o español: FW:, RV:, FW:, RE:
*Si no ves la opción de excepciones hay que dar clic en Más opciones…
Con esto tendremos nuestra firma aplicada a todos los correos nuevos de las personas seleccionadas de nuestra organización. Si tienes diferentes firmas puedes crear una regla por cada una y utilizar diferentes condiciones para diferenciarlas.
